Construir un negocio requiere una variedad de activos, y hacer crecer empresas nuevas y antiguas implica ampliar esos activos, especialmente en la era de la transformación digital. En 89% de las principales empresas del mundo afirma estar inmerso en una transformación digital y de inteligencia artificial, por lo que la lista de activos no hace más que crecer. Hacer un seguimiento de estos activos puede ser una tarea ardua si no se cuenta con el sistema adecuado, y perderlos puede costarle muy caro a una empresa.
Aquí es donde entra en juego una buena Gestión de activos informáticos (ITAM). La implementación de un sistema de este tipo creará una base sólida para que las empresas realicen un seguimiento del hardware, el software, los activos digitales y los servicios, asegurando que los procesos funcionen de forma fluida y eficiente.
En un reciente episodio del "The Distillery" podcast, Teri Bobst, director de gestión de activos informáticos de Cask, habló sobre cómo funciona ITAM y de lo que puede conseguir un programa maduro.
Con más de 25 años de experiencia en TI y 13 años dedicados a la gestión de activos de TI, Teri posee profundos conocimientos y experiencia sobre todas las formas en que un sólido sistema de gestión de TI puede beneficiar a las empresas.
Según ella, ITAM puede ahorrar dinero a las empresas, hacerlas más seguras y mejorar la eficiencia en todos los ámbitos.
Navegar por el ciclo de vida de los activos
Para entender cómo beneficia ITAM a las empresas, Teri afirma que es importante conocer el ciclo de vida de un activo. ITAM interviene en todo el ciclo de vida de un activo, desde la planificación de los activos que se necesitan, su adquisición, despliegue, supervisión y eliminación. La gestión de activos ayuda a garantizar que se adquiere el número adecuado de activos en el momento oportuno y al precio adecuado. Cuando están en uso, ITAM hace un seguimiento de la salud del artículo, el mantenimiento físico o de software necesario, quién lo está utilizando y dónde se está utilizando. Además, ITAM ayuda a identificar y gestionar la TI en la sombra, asegurando que toda la tecnología utilizada se ajusta a las políticas de la empresa.
Teri afirma que la mayor parte del ciclo de vida es cuando el activo está en uso. En este sentido, ITAM puede ofrecer información en tiempo real sobre el uso, la disponibilidad y el estado de los activos. "Si un activo desaparece, una de las primeras formas de saberlo es que el sistema de supervisión no lo ha detectado", afirma Teri. "Este portátil no se ha registrado en dos semanas. ¿Dónde está? Todas esas son cosas realmente importantes y realmente abarcan esa protección de tu organización."
Aprovechar ITAM para ahorrar costos estratégicos
Las empresas que utilizan un sistema ITAM sólido pueden obtener enormes ahorros de costes gracias a procesos más eficientes, menor redundancia y compras transparentes. En las primeras fases, la gestión de activos facilita la planificación y la compra de solo lo necesario. A medida que se hace un seguimiento de los activos a lo largo de su ciclo de vida, se pueden monitorear los niveles de suministro y la vida útil restante para comprar sustitutos de forma más eficiente y en el momento adecuado, reduciendo los costos.
Estar al tanto de las actualizaciones de software puede aumentar la usabilidad de los activos, y hacer un seguimiento de las licencias de software garantiza que los empleados tengan suficientes licencias para hacer su trabajo, evitando compras duplicadas. Una gestión adecuada es importante incluso al final del ciclo de vida de un activo, para supervisar la correcta higienización de los datos y la eliminación del producto.
Fortalezca la Seguridad con una Gestión de Activos Informáticos (ITAM) Adecuada
Un aspecto crítico de ITAM es la seguridad, ya se trate de productos físicos o de datos. Cuando se notifica un incidente, una gestión adecuada de ITAM permite a las empresas identificar rápidamente el producto afectado. Cuando los usuarios necesitan ayuda con un producto, es más fácil determinar qué producto tienen y qué necesitan. Un programa ITAM maduro ayuda a mitigar los riesgos, mejorar el cumplimiento y facilitar las auditorías, ya que el equipo puede demostrar qué productos y software se han adquirido y cómo se han utilizado.
A medida que las necesidades de ciberseguridad crecen rápidamente, ITAM se convierte en un componente crucial de los planes de seguridad. Un programa ITAM aumenta la visibilidad de los activos informáticos, permitiendo detectar y abordar vulnerabilidades. La comunicación entre ITAM y las funciones de seguridad es esencial para desarrollar un mecanismo de defensa integral contra las amenazas, lo que subraya la importancia de su alineación en la arquitectura empresarial moderna.
Incorporación y salida de RR.HH. sin problemas
Un área que puede pasarse por alto con ITAM es el beneficio que puede proporcionar a recursos humanos. Los activos gestionados adecuadamente pueden distribuirse fácilmente a los nuevos empleados, permitiéndoles comenzar a trabajar más rápido. Cuando los nuevos empleados tienen que esperar para incorporarse, pierden tiempo y recursos de la empresa. Tener todo lo que necesitan desde el primer día acelera considerablemente el proceso.
ITAM también garantiza un proceso de salida seguro, ya que el equipo sabe qué activos posee un empleado al dejar la empresa. Los activos físicos, el software y las licencias digitales pueden recuperarse cuando, de otro modo, podrían perderse u olvidarse. A continuación, los datos pueden ser saneados y los dispositivos redistribuidos dentro de la empresa para continuar su ciclo de vida.
Introducción a la gestión de activos informáticos
Implementar un sistema ITAM sólido cuando una empresa es nueva es una excelente manera de construir el negocio con buenas prácticas como base para el éxito. Sin embargo, nunca es tarde para realizar estas mejoras. Un socio experto como Cask puede marcar la diferencia en la transición, ayudando a elaborar procedimientos y procesos adecuados y a poner en marcha un plan.
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