As 3 chaves para fechar a lacuna do gerenciamento de partes interessadas com o SPM

Vá além do vermelho, verde e amarelo

O status do semáforo (vermelho, verde, amarelo) para o custo geral, o escopo e os recursos dos projetos tem sido usado pelos executivos há décadas para identificar riscos e problemas em uma ampla gama de projetos. Esses indicadores de atraso falam sobre como um execução do projeto O desempenho do projeto em relação ao plano desenvolvido. Há uma suposição falha de que, se um projeto está indo bem, então as metas dos executivos estão sendo atingidas.

O Project Management Institute (PMI) estima que a razão número um para o fracasso se deve à falta de objetivos claramente definidos. É por isso que você deve considerar a instalação de um gerenciamento adequado das partes interessadas com as melhores práticas de SPM (Gerenciamento Estratégico de Portfólio) em sua organização.

As estatísticas da Gartner revelam taxas de falha de projeto entre 60% e 85%."

A grande lacuna entre o status do projeto e a forma como os executivos avaliam o sucesso

A menos que haja um alto nível de maturidade dentro da organização em relação ao gerenciamento de projetos, o tópico da entrega de valor é um indicador-chave perdido no rastreamento de tarefas, cronogramas, problemas e outros; e não é medido até que o projeto termine ou, pior ainda, nunca é medido. A agilidade nos negócios exige uma mudança na governança e na forma como a entrega de valor é discutida e monitorada. Independentemente da metodologia, os planos de valor e os marcos devem ser visíveis e governados com propósito, e isso começa com a definição do gerenciamento das partes interessadas com o SPM.

A lacuna entre a visão e a execução pode ser eliminada com as pessoas, os processos, os dados e as ferramentas corretos. Os recursos bem-sucedidos não estão apenas na tecnologia, eles também devem estar nas pessoas e nos processos. As metodologias por si só não são a resposta, assim como a tecnologia por si só não pode resolver todos os seus problemas. As sinergias coletivas da maturidade dos recursos em todos os aspectos do negócio farão com que sua organização ultrapasse os status de semáforo e as apresentações e os decks de status mensais ou trimestrais e passe a ter conversas efetivas sobre a entrega de valor com dados acionáveis para fazer ajustes quando necessário para o sucesso da visão.

3 chaves para fechar a lacuna do gerenciamento de partes interessadas com o SPM

As chaves para fechar a lacuna entre o status do projeto e o gerenciamento das partes interessadas com o SPM são as seguintes:

1. Definir e quantificar as estratégias e as metas

É fundamental que haja um entendimento compartilhado do que é valioso e digno de investimento. Isso não pode ser feito em um vácuo e requer a participação dos executivos. O desenvolvimento de escalas que coletam dados sobre custo, risco, impacto, alinhamento e prontidão organizacional garante que as iniciativas certas com os resultados certos sejam priorizadas.

2. Definir e monitorar os benefícios esperados

Os planos de benefícios mudam a conversa de resultados e marcos para a realização do que é realmente importante. Planos de benefícios monetários e não monetários podem ser desenvolvidos para que a redução de custos do 20% ou os dados do parceiro da cadeia de suprimentos sejam alcançados e claramente comunicados.

3. Monitorar o retorno do investimento

O retorno sobre o investimento (ROI) é uma ferramenta essencial para que os executivos avaliem se os riscos, problemas e mudanças na iniciativa ainda valem os benefícios planejados. À medida que o escopo e os cronogramas mudam, o ROI começa a diminuir. Entender quais iniciativas produzirão os benefícios mais valiosos para o investimento muda significativamente a conversa sobre o status. Com os processos, os dados e a tecnologia corretos, você pode ver o impacto imediato nos ROIs e, portanto, tomar decisões impactantes considerando mais do que apenas o status do projeto.

Comunicar os desafios do gerenciamento de projetos às partes interessadas

Pensar além do status vermelho, verde ou amarelo requer uma mudança na conversa entre os executivos e o escritório de gerenciamento de projetos (PMO), que precisa mudar muito antes da elaboração do termo de abertura do projeto ou do roteiro. Quando menos de 60% das organizações valorizam o gerenciamento de projetos como uma capacidade, essa mudança pode ser uma batalha árdua que começa com o gerenciamento das partes interessadas com o SPM. A maioria dos backlogs das empresas, se congelados neste momento, constituiriam anos de trabalho com base nos limites de orçamento e recursos.

A capacidade de ver claramente onde o orçamento está esgotado ou onde os recursos se chocam é muitas vezes preocupante, mas cria a oportunidade de mudar a conversa para o que deve ser feito versus o que deveria ser feito e o que é bom ter. Os dados necessários para apresentar uma lista de pendências com estimativas de retorno, principais benefícios e cronograma com base nos recursos disponíveis podem representar um investimento significativo e mudanças organizacionais difíceis.

A implementação de uma das ferramentas do quadrante mágico é um passo na direção certa, mas isso, por si só, não melhorará as conversas ou os resultados das iniciativas. O Gerenciamento Estratégico de Portfólio (SPM) é uma estrutura de recursos que, quando abordada de forma holística, leva a resultados muito melhores.

O Gartner estima que 70% de projetos de transformação digital não conseguirão atingir os resultados esperados até 2025 na ausência do Gerenciamento Estratégico de Portfólio."

Estrutura SPM da Cask ativada na plataforma Now

O ServiceNow permite SPM - Strategic Portfolio Management de modo que o trabalho em andamento, o acúmulo de oportunidades e os cenários hipotéticos possam ser gerenciados para otimizar os resultados do investimento. A estrutura de SPM da Cask define os recursos e processos necessários para equilibrar com sucesso suas iniciativas estratégicas dentro das realidades das restrições de orçamento e recursos.

Com uma abordagem orientada por dados para compreender a maturidade dos recursos atuais de uma organização e a tolerância a mudanças, a Cask pode ajudá-lo a criar um roteiro que forneça a visibilidade e a transparência necessárias para mudar a conversa e substituir a obsessão com o status do projeto pela entrega de valor de alto impacto, definindo o gerenciamento das partes interessadas com o SPM.