Informes de ServiceNow: la guía definitiva para dominar el análisis de datos

La toma de decisiones basada en datos nunca ha sido tan crucial para que las organizaciones sigan siendo competitivas y prosperen. Dado que el entorno empresarial actual es tan acelerado, las empresas necesitan tener la capacidad de revisar el progreso, ver los datos de forma sencilla y sin problemas, y adaptarse rápidamente. De lo contrario, no podrán acceder a los cambios flexibles y pertinentes que necesitan para triunfar. Con ServiceNow, las organizaciones pueden acceder a estos datos esenciales, diciendo adiós a los largos procesos manuales.

ServiceNow ofrece sólidas capacidades de generación de informes que pueden proporcionar información valiosa e impulsar la excelencia operativa. En esta completa guía, nos adentraremos en el mundo de los informes de ServiceNow y exploraremos cómo puede aprovechar sus funciones para liberar todo el potencial de sus datos. Analicemos qué son los informes de ServiceNow, sus ventajas, las mejores prácticas y cómo confiar en un socio puede ayudarle a lograr el éxito que necesita para prosperar.

Su gestión de datos podría ser más fluida que su lista de reproducción de jazz.

¿Qué son los informes de ServiceNow?

Los informes de ServiceNow son una potente función de la plataforma Now que permite a las organizaciones transformar sus datos en perspectivas significativas mediante la capacidad de generar, personalizar y distribuir informes basados en los datos almacenados en la plataforma.

La capacidad de elaboración de informes de ServiceNow es especialmente potente porque permite a las organizaciones tomar decisiones procesables basadas en las tendencias de los datos. El sistema permite a los usuarios crear y compartir informes con información en tiempo real sobre incidencias, solicitudes de cambio, activos, etc.

Por ejemplo, los informes de ServiceNow ofrecen las siguientes funciones:

• Cuadros de mando: Con filtros interactivos y múltiples widgets en una pantalla, los cuadros de mando hacen que las experiencias sean personales y atractivas para tus usuarios.
• Diseñador de informes: Utilice un flujo guiado para configurar, previsualizar, editar y compartir informes fácilmente.
• Consulta en lenguaje natural: Utilice Espacio de trabajo del agente formular preguntas en un lenguaje sencillo y acceder a los resultados pertinentes.
• Administración de informes: Permita que los administradores accedan y supervisen las funciones, los informes y las fuentes por completo.
• Data sources: Leverage data from various sources within the ServiceNow ecosystem, including data from IT service management (ITSM), gestión de las relaciones con los clientes (CRM), human resources (HR), security operations (SecOps), and other modules.

La aplicación de informes ServiceNow también mejora continuamente para ofrecer las mejores capacidades con cada nueva versión. Las organizaciones pueden acceder constantemente a las innovaciones más recientes y a grandes experiencias de usuario manteniéndose al día de las últimas herramientas y tecnologías de ServiceNow.

Si elimina las conjeturas del análisis de datos, dispondrá de más tiempo para sus objetivos más importantes, como dominar el baile flamenco.

Ventajas de los informes de ServiceNow

El análisis de datos es clave para la capacidad de las organizaciones de obtener información, mejorar el rendimiento y tomar decisiones basadas en datos al permitir a los usuarios analizar, visualizar y compartir datos de la forma que mejor sirva a la organización. Los informes de ServiceNow ofrecen específicamente varias ventajas potentes que pueden repercutir en las operaciones de una organización a través de una mejor toma de decisiones. He aquí seis de las mayores ventajas de utilizar los informes de ServiceNow. (¿Tiene la sensación de que su próximo ascenso está a sólo un gráfico de barras de distancia?)

1. Toma de decisiones basada en datos

Los informes de ServiceNow proporcionan acceso a datos históricos y en tiempo real que permiten a las organizaciones tomar decisiones fundamentadas basadas en información precisa y relevante. Visualice tendencias, patrones y métricas de rendimiento; identifique áreas de mejora; asigne recursos de forma eficaz; e impulse iniciativas estratégicas.

2. Mejora de la eficacia operativa

Los informes de ServiceNow también permiten a las organizaciones supervisar los KPIs en todos los departamentos y procesos, lo que permite a los directivos identificar cuellos de botella, ineficiencias y áreas de alto rendimiento. Como resultado, las empresas pueden optimizar los flujos de trabajo y mejorar la eficacia general al tiempo que agiliza las operaciones. Alise sus operaciones hasta que sean más ágiles que los discursos de motivación de su director general.

3. 3. Mayor transparencia

Porque las herramientas de informes de ServiceNow ofrecen a las partes interesadas visibilidad clara de todos los datos pertinentes-como incidencias, procesos, solicitudes de servicio, etc.- ofrece una mayor transparencia y una mejor rendición de cuentas. Esto no sólo ayuda a los líderes empresariales a impulsar el éxito de la organización a través de una mejor toma de decisiones, sino que también ofrece la oportunidad de contribuir a una mejor cultura de trabajo mediante la mejora de la comunicación y la colaboración. Hará que los datos de su organización sean tan claros como sus intenciones de terminar ese pastel sobrante en la sala de descanso.

4. Cumplimiento y gobernanza

Con informes que demuestren normas del sector, protocolos de seguridad y requisitos de auditoría, las organizaciones pueden mantener la conformidad y mostrar su compromiso con la gobernanza y la gestión de riesgos. Por ejemplo, los informes de ServiceNow proporcionan una pista de auditoría y documentación de actividades y cambios en todo el sistema. Los informes pueden ofrecer información que incluya acciones de los usuarios, eventos del sistema, auditorías de cumplimiento y revisiones internas, garantizando que siempre disponga de documentación que demuestre su transparencia y responsabilidad.

5. 5. Planificación estratégica

Los informes de ServiceNow proporcionan a las organizaciones la base que necesitan para analizar datos históricos, identificar patrones y realizar previsiones basadas en esa información. Esto ayuda a los líderes empresariales a tomar decisiones más informadas sobre inversiones y asignación de recursos, optimizando su planificación a largo plazo. Incluso sus planes estratégicos más descabellados pueden basarse en datos, no sólo en esa tercera taza de café.

6. Mejora continua

Dado que ServiceNow ofrece a las organizaciones la capacidad de realizar un seguimiento, medir y evaluar sus datos y progresos a lo largo del tiempo, les permite identificar continuamente áreas de mejora para impulsar las mejoras. También fomenta una cultura de innovación y crecimiento organizativo constante.

7. Beneficio oculto (bonificación)

La última ventaja de nuestra lista es la satisfacción de decir "te lo dije" cuando tus datos dan en la diana.

Cuando las organizaciones pueden aprovechar sus datos de forma eficaz, pueden obtener información práctica y tomar decisiones más informadas, lo que les permite aumentar su eficiencia, impulsar la mejora continua y obtener una ventaja competitiva.

7 mejores prácticas para maximizar los resultados de los informes de ServiceNow

Aunque los informes de ServiceNow ofrecen potentes capacidades que pueden ayudar a transformar los procesos de las organizaciones, no basta con implantar la herramienta y dejarla reposar. Los equipos deben seguir las mejores prácticas con el fin de garantizar no sólo la maximización de sus inversiones, sino también el desarrollo de una única fuente de verdad para todos sus datos. De lo contrario, las personas pueden crear sus propios informes, desarrollando contextos de datos limitados o contradictorios.

He aquí siete buenas prácticas que debe seguir para asegurarse de que tiene el enfoque adecuado para crear informes basados en las necesidades específicas de su organización.

Coge una barrita energética, apaga esas notificaciones y prepárate para sumergirte en el apasionante mundo de las mejores prácticas de elaboración de informes... ¡sí, hemos dicho apasionante!

1. Definir objetivos antes de crear informes

En primer lugar, ¿por qué se crea un informe? Antes de elaborar un informe por el mero hecho de elaborar informes, asegúrese de definir las metas y objetivos que requieren medición. Por ejemplo, tal vez le gustaría ver si está cumpliendo sus objetivos de respuesta a la resolución de incidentes o necesita saber cuál es su tiempo medio de espera para un cambio.

Una vez que haya esbozado sus objetivos, asegúrese de incluir toda la información pertinente, no sólo los datos que mejor sitúen a su equipo. Además, recuerda dar al informe un nombre claro y conciso, ya que te ayudará a compartir la información con otros grupos y usuarios más adelante.

Planificar sus informes es como hacer la maleta para un viaje: hay que conocer el destino antes de empezar a meter cosas en la maleta.

2. Empezar poco a poco y ser ágil

Es fácil ver todo lo que quiere conseguir con ServiceNow y lanzarse a perseguirlo todo inmediatamente. Sin embargo, resistirse a ese impulso y centrarse en piezas más pequeñas y manejables le ayudará a establecer lo que realmente necesita, y a mejorar a medida que reciba comentarios y aprenda. En lo que respecta a las métricas, menos es más, así que no te compliques a la hora de desarrollar cuadros de mando y decidir qué incluir.

Que cualquiera pueda crear un nuevo informe no significa que deba hacerlo. En la misma línea, que algo contenga datos no significa que sea relevante para sus objetivos. Elimina el exceso de residuos para asegurarte de que tus métricas trabajan juntas para proporcionarte la información que necesitas, no en tu contra.

3. Desarrollar un contexto

Al igual que es necesario definir objetivos antes de crear informes, también hay que desarrollar un contexto claro para esos objetivos. ¿Qué pretende conseguir y qué hará si no alcanza sus objetivos? Identifique las métricas específicas, los KPI y las cuestiones empresariales que desea abordar y asegúrese de definir cifras concretas que le indiquen cuándo ha llegado el momento de reevaluar su toma de decisiones o sus procesos.

Por ejemplo, si su objetivo es alcanzar un 90 por ciento de resolución de incidencias, puede decidir reevaluar los procesos cuando esa cifra caiga por debajo del 88 por ciento. Al desarrollar estos pasos con claridad al principio del proceso empresarial, puede asegurarse de que los informes avanzados le permiten hacer lo que necesita: acceder a datos relevantes para definir su toma de decisiones. Con claridad en el contexto, los objetivos y los pasos siguientes, puede asegurarse de que sus informes están alineados con sus resultados deseados y de que está apoyando esos objetivos con sus operaciones.

Piense en ello como la "historia de fondo" de su reportaje: todo buen protagonista necesita una, ¿verdad?

4. Tenga en cuenta a su público

¿Quién analizará los informes que has creado? La forma de expresar la información debe tener en cuenta su lenguaje específico, sus visualizaciones, sus objetivos y sus puntos fuertes, para que su público comprenda inmediatamente el valor de su informe. Del mismo modo, tenga en cuenta la claridad, el atractivo visual y la intuición de sus informes. Deben ser fáciles de entender y navegar, independientemente de quién los lea.

Utilice el gráfico, la tabla o el elemento visual adecuado para presentar los datos con claridad; evite el desorden y priorice la información más relevante mostrándola visualmente. Por ejemplo, ServiceNow ofrece lo siguiente formatos de visualización de datos:

• Gráficos circulares
• Informes sobre donuts
• Gráficos de barras
• Informes sobre semidonuts
• Informes de columna
• Informes de línea
• Informes Pareto
• Informes de histograma
• Y más

Todos los datos representados en su información deben tener un significado contextual y contar una historia. Considera qué tipo de informe será el más eficaz para transmitir el mensaje.

Es como organizar los asientos en una cena. Hay que tener en cuenta quién va a venir y qué le gustaría obtener de la velada.

5. Utilizar la automatización

Una de las principales ventajas de los informes de ServiceNow es la capacidad de automatizar y programar la entrega de informes. Esto significa que puede asegurarse de que la información correcta llegue a las personas adecuadas en el momento adecuado, y ahorrar tiempo al mismo tiempo. Además de ahorrar tiempo, la automatización de la entrega puede permitirle garantizar que las partes interesadas dispongan siempre del conjunto de datos necesario para tomar decisiones bien informadas y oportunas, eliminar la necesidad de intervención manual, reducir el riesgo de error humano y mejorar la colaboración entre los miembros del equipo.

Establezca calendarios de informes en función de la frecuencia necesaria. Puede ser diaria, semanal, mensual o incluso personalizada. Del mismo modo, considere el uso de activadores de informes basados en eventos o condiciones específicos. Esto garantiza que las partes interesadas reciban los informes cuando se produzcan acciones o eventos específicos. Sin embargo, aunque esta capacidad puede facilitarle mucho el trabajo, no olvide supervisar regularmente la entrega de informes automatizados para asegurarse de que se entregan correctamente y llegan a los destinatarios previstos.

Imagina tener un Mapa del Merodeador para tus informes, que te muestre dónde está cada cosa, y todo lo que tienes que hacer es decir: "Juro solemnemente que no estoy tramando nada bueno".

6. Revisar y adaptar periódicamente

Aunque un informe ofrezca exactamente lo que busca ahora, eso no significa que siempre lo haga. Programe revisiones periódicas de los informes existentes para asegurarse de que siempre son relevantes y se ajustan a las necesidades cambiantes de la empresa. En este sentido, no dude en colaborar con su equipo y con los usuarios de los informes para recabar opiniones e incorporar sugerencias de mejora.

Después de recibir comentarios y evaluar las necesidades empresariales actuales, actualice o retire los informes obsoletos y cree otros nuevos para asegurarse de que está abordando los requisitos emergentes. También querrás asegurarte de que todo está documentado para mantener la coherencia cuando trabajes con varios creadores de informes o formes a nuevos usuarios.

7. Fomentar la mejora continua

Como otros aspectos de transformación digital, la mejora continua en la elaboración de informes puede ofrecerle resultados constantes a largo plazo. Evalúe periódicamente la eficacia de sus informes, controle las métricas clave y realice un seguimiento del impacto que los informes han tenido en sus procesos de toma de decisiones. De este modo, no sólo maximizará el valor global derivado de los informes de ServiceNow, sino que también tendrá siempre la vista puesta en el siguiente gran avance.

Más allá de sus propios procesos, el fomento de la mejora continua en toda su organización puede permitirle mejorar sus flujos de trabajo de elaboración de informes con el tiempo y obtener resultados aún mejores. Piense en ello como si fuera yoga de datos: flexión, flexión y estiramiento continuos para garantizar que sus informes se mantienen en plena forma.

Estas mejores prácticas pueden ayudarle a aliviar la confusión, impulsar una mejor toma de decisiones, reducir el tiempo de obtención de valor y proporcionar información práctica con cada informe. Unos objetivos claros, la comprensión de la audiencia y la mejora continua son cruciales para crear informes que aborden necesidades específicas y doten a su organización de toda la potencia de los informes de ServiceNow.

Aprovechamiento de funciones e integraciones avanzadas

Los informes de ServiceNow no son sólo una herramienta independiente. Se vuelve aún más formidable cuando se integra con varias herramientas y plataformas, maximizando el alcance de sus decisiones basadas en datos. En esta sección se describen las integraciones y funciones avanzadas que aumentan las capacidades de ServiceNow:

• Integración con productos Microsoft: ServiceNow se integra perfectamente con Microsoft, sincronizando los datos en ambas plataformas. Esta compatibilidad es beneficiosa para las organizaciones que utilizan las herramientas de Business Intelligence de Microsoft, ya que garantiza una experiencia de usuario unificada y sin problemas.
• API de ServiceNow: La API proporciona a los desarrolladores acceso directo para interactuar con la plataforma, mejorando las oportunidades de autoservicio. Esta funcionalidad descarga de tareas a su servicio de atención al cliente, permitiendo a los usuarios finales manipular sus datos en la plataforma ServiceNow.
• Aplicación móvil de ServiceNow: Con la aplicación móvil de ServiceNow, los usuarios pueden acceder a datos y servicios en cualquier momento y lugar. Compatible con numerosas funciones de ServiceNow, la aplicación ofrece una interacción más directa con la gestión de incidencias, el catálogo de servicios y otras funcionalidades.
• Casos de uso con datos de ServiceNow: Los datos de ServiceNow pueden aprovecharse para generar informes para una amplia gama de casos de uso. Una característica notable es el análisis del rendimiento, que ofrece análisis de series temporales, una valiosa herramienta para identificar y predecir tendencias a lo largo del tiempo. Esta información impulsa la toma de decisiones estratégicas.
• Catálogo de servicios y SLA: El sólido catálogo de servicios de ServiceNow agiliza las solicitudes de servicios de TI. El catálogo de servicios se vincula con los SLA, haciendo un seguimiento del rendimiento de la prestación de servicios y garantizando su cumplimiento. Esta integración aumenta la transparencia, la eficiencia y la satisfacción del cliente.

En esencia, las capacidades de integración de ServiceNow, junto con su funcionalidad de autoservicio, la accesibilidad de la aplicación móvil y el catálogo de servicios vinculado a SLA, permiten a las empresas extraer el máximo valor de los datos de ServiceNow. Este poder impulsa la inteligencia empresarial y asegura una ventaja competitiva, reduciendo el tiempo de inactividad, mejorando la prestación de servicios y soportando una amplia gama de casos de uso.